谈判计划小组‐‐甄选，训练议程时间表行政事项邀谁‐‐那些人内容设备‐‐房间福利宾客需要限制事项钢铁采购（不安装）董事会有权核准计划时间表不公开讨论准备工作的最后阶段是产生主席所需的备忘录，以供会议时使用。

a5包含了太多过分暴露的资讯。

他必须有某种非常锐利的工具来协助他控制会议中的纷乱情形。

那种有效的工具就是a6卡，他用印得很大的几个关键字来说明下列各项：第三阶段准备工作‐‐备忘卡

钢铁采购进度检讨目的管制进度决定策略协调计划进度检讨谈判策略谈判计划行政事项限制事项不安装计划时间表董事会职权

他亦应当考虑如何激发讨论。

原则上，如果每个议案都能找出一个人先开始发言，这是很有帮助的。

主席可以采取主动，找个同事请他先发言。

他亦可以提名一个人。

如果他这样决定的话，他应当把那个人的名字注明在备忘卡上。

主席的这种准备工作可产生两样产物。

一样产物是他的备忘卡，一连串的备忘卡，每个议案一张卡片。

另一样产物是他在心里上已经提高警觉，且变得很敏锐，随时准备主持一项井然有序的会议。

3会议室的安排会议室的类型会对人造成很大的心理影响。

有些是显而易见的。

例如，温度、光线及通风的实际状况可影响与会人员跟他们的表现态度。

桌子的形状与大小也是有影响的。

一张长而狭的桌子使得与会人员彼此很难作眼光接触，并且使主席很难看到他的全部同仁。

在另一方面，一张大而方的桌上要不是表示主席独自坐着，显得孤零零的样子，就是表示他遭到其他人的夹击。

如果其他人都是职员的话，例如秘书，这倒是挺不错的。

如果他们所属的机构是相当民主的话，它也是挺不错的。

但要是那个机构是独裁主义的，如果主席被认为具有权威，那么部属坐在他两旁的型态会产生心理上的困扰。

因此，桌子的形状通常应当是长方形的，或是圆形的。

桌子的大小也很重要。

两人之间应当有个很自然的区隔，一个让人在心理上感觉很舒服的间距。

如果他们靠得太近，肘对着肘，这不但身体上感到不舒服，而且会将某种程度的热情与紧张带进会场。

在另一方面，如果把他们分得太开，与会的人就变得很疏远，讨论起来也就像学院派似的，他们发表冗长而无层次的谈话，彼此好像没有什么关系。

两椅子间的理想间隔大约是一尺或稍稍少于一尺。

主席应当确使椅子保持这样一种间隔，并叫人把多余的椅子搬走，这样与会的人就不会散坐在一张大桌子周围，显得零零落落的样子。

4会议后主席的责任是确实使会议纪录分发给所有有关的人员，虽然这种事情通常是授权秘书去做。

就商业会议而论，会议纪录务必忠实反映主席对所说的及所决定的事情的理解。

三言两语的纪录是不被接受的。

讨论事项究竟应记录得多详细，尚有多种不同的意见，但至少应当摘要记载所达成的决定及采取行动的责任，有些主席发现，要是在每次记录的行动栏上，加上负责执行者的签名以示负责，倒是很有帮助的。

最后，检查会议后这种行动是不是在进行及是否已经采行，通常是属于主席的责任。

5结论在会议外，主席应当：（1）确实使例行事务有效执行。

决定开会日期及地址，并分别通知，且应与出席人员商量，拟定议程并予以分发。

（2）计划如何进行讨论。