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演讲者如何将那件事特付诸实施?那些观察结果是如何做成的?
用心澄清的问题具有统一双方意见的倾向。
证明有理由的问题则有使双方各持已见的倾向。
听众除了使用问题外,他们也可能检查沟通的正确程度。
他们可以使用&ldo;反问&rdo;技巧来达成这个目的。
演讲者已经传达讯息,听众也已经收到讯息,但绝无法确定他们是否收到的是同一个讯息。
这的确是很少见的。
一有怀疑时,不要只是请求演讲者重说一遍。
他并不知道他所说过的话跟听者所了解的话,或所未了解的话之间究竟有何差别。
你应采取的行动是,把你所了解的东西用自己的话反问过去。
你可使用下述句子:&ldo;我想确定一下。
我所听到的是??&rdo;接着就简单地将所听到的东西作个概要报告。
这样听者就可给讲者一个机会,让他去检视他所传达的讯息,并加以确认或修正。
4结论有效果的听讲有赖于:(1)积极的态度:设法了解演讲者的观点,不要强迫人家接受自己的意见。
(2)互动:使用非语言技巧来跟演讲者建立合作关系。
(3)专心:做笔记常有助精神集中。
(4)发问技巧:澄清跟证明的理由有区别的,不受限制的问题(什么、何人、如何等等),运用反问技巧。
二、改进会议的效果本书的这一部份是要探讨改进会议的效果。
我们把讨论焦点放在商业会议上,会议人数大概是4~12人之间,会议目的是研究如何做决定。
商业会议的效果大部分要看主席的能力而定。
主席的工作分三节来谈:首先讨论会议外主席该做的事,再讨论他如何控制会议的进行,最后则讨论他如何控制与会人员。
与会人员在提供意见时应当讲求效果。
我们用两节来讨论。
先讨论议案的提出。
再讨论会议期间与会人员的行为。
另外还有三节分别讨论下列主题:(1)秘书的角色;(2)委员会的生命周期;(3)主席及与会人员在参加较大的集会或会议时的角色。
从在会议外所做的事情上看主席的效果
主席的效果要看他如何主持会议而定,而主持得好与不好可从在会议外所做的事情上看出来。
我们将它分成下列几节来讨论:1行政例行事务主席的工作‐‐可能要跟秘书商量,甚至授权秘书去做‐‐是在确实订好开会日期,安排好会议地点,及适时通知与会人员。
他的责任决不只是检查公开会议的目的。
一个委员会很容易养成那种定期公开会议,并在开会目的已达成后很久,还是照结言按期开会的习惯。
关于委员会的使命我们将在以下章节中讨论。
主席应当确保与会人员都有机会对议程提供建议,而核准议程则是他的责任。
他应当确保会议资料及时送达各与会人员。
如果与会人员没有机会去看及消化那种文件的话,要想开好一个有效果的会议是不会有希望的。